Griply: mehr als nur eine To do-App

Was, wenn du nicht mehr nur endlos Aufgaben abhakst – sondern deine Ziele und Träume strukturiert Wirklichkeit werden lässt? Das ist der Ansatz von Griply.

Vor einiger Zeit hatte ich dir ja erzählt, dass ich meine Aufgaben digital organisiere. Etliche Jahre lang habe ich dafür Todoist benutzt, ehe ich TickTick getestet habe – und schließlich bin ich auf ein drittes Tool umgestiegen, nämlich Griply.

Ich hatte dir eine Vorstellung von Griply versprochen, was es kann und wann es für dich perfekt ist – here we go!
Außerdem zeige ich dir viele praktische Beispiele aus meinem eigenen Alltag und wie mich Griply dabei unterstützt.

Was ist Griply?

Griply bezeichnet sich selbst als „Goal Planner, Habit Tracker & Task Manager“, also eine Kombination aus Zielplaner, Gewohnheitstracker und Aufgabenverwaltung. Klingt erstmal nach ganz schön viel, fühlt sich aber angenehm aufgeräumt an.

Der Kerngedanke ist: du arbeitest nicht eine lose zusammengewürfelte Aufgabenliste ab, sondern startest mit der Frage, was du eigentlich erreichen willst. Erst danach kommen die einzelnen Tasks.
Du fängst also fast schon etwas philosophisch an und trittst dabei erstmal einen Schritt zurück, ehe du dich in das alltägliche Tohuwabohu der kleinen und großen To Dos stürzt. In der Praxis macht das einen echten Unterschied!

Griply ist inzwischen von Apple als App of the Day ausgezeichnet worden, ist also durchaus kein Geheimtipp mehr. Trotzdem ist es verglichen mit Todoist noch ein relativ junges Projekt eines kleinen Teams aus den Niederlanden. 2021 wurde die Entwicklung begonnen, erst seit 2024 arbeitet das Team um Amber Haccou in Vollzeit an Griply.
Bei so kleinen Entwicklungsteams bin ich ja immer etwas skeptisch, ob sie am Ball bleiben und auch mit steigenden Nutzerzahlen und komplexeren Features umgehen können – das handhabt Gridly meiner bisherigen Erfahrung nach aber sehr professionell.

Anders als bei Todoist und TickTick werden die Daten nicht in den USA gespeichert, sondern auf Servern in der EU. Das finde ich in Bezug auf den Datenschutz gut.

Die Grundstruktur: Visionen, Lebensbereiche und Ziele

Wie gesagt, mit Griply erfasst du nicht nur deine To Dos, sondern auch ihren Kontext.

Die „Hierarchie“ in Griply sieht dabei so aus:

Vision → Lebensbereiche → Ziele → Teilziele → Aufgaben & Gewohnheiten

Hier liegt der größte Unterschied zu Todoist und TickTick.

Die Vision ist das großen Ganze: wie willst du leben? Wo? Mit welchen Menschen (und Tieren) um dich herum? Wie willst du sein? Um diesen Leitstern etwas besser greifbarer und weniger abstrakt zu machen, kannst du dir einzelne Visionen für die verschiedenen Aspekte deines Lebens überlegen.

Diese Aspekte sind deine Lebensbereiche: die legst du in Griply nach deinen eigenen Bedürfnissen an, also beispielsweise Arbeit, Gesundheit, Finanzen, Spiritualität, Lernen oder Familie.
Bei mir sind das aktuell:

• Job
• Gesundheit & Fitness
• Finanzen & Papierkram
• Haus, Garten & Tiere
• Selbstständigkeit / Bloghexe
• Lieblingsalltag

Für jeden Lebensbereich kannst du deine Vision notieren und Fotos hinzufügen, die deine Träume visualisieren. Je greifbarer deine Vision wird, desto besser.

Innerhalb dieser Bereiche erstellst du dann konkrete Ziele, die du weiter in Teilziele und schließlich in einzelne Aufgaben und Gewohnheiten herunterbrichst. Auf diese Weise verknüpfst du alles miteinander.

Die Idee dahinter ist, dass du von großen Vorhaben und Träumen ganz konkrete nächste Schritte ableitest, um sie wirklich anzugehen und zu erreichen. Das ist also quasi Reverse Engineering – du startest mit dem gewünschten Ergebnis und dröselst dann die Schritte und Meilensteine dorthin auf.
Gleichzeitig verlierst du dich dadurch nicht in Dutzenden loser To Dos und rödelst den ganzen Tag gefühlt endlos vor dich hin, sondern du siehst, warum du was machst und inwiefern dich das deinen Zielen näherbringt. Das motiviert!

Du kannst sogar festlegen, woran du konkret erkennst, dass du ein Ziel erreicht hast (Stichwort: SMART-Ziele mit messbaren Kriterien). Hier stehen dir verschiedene Metriken zur Verfügung:

Für die Bloghexe habe ich mir beispielsweise vorgenommen, dieses Jahr (mindestens) 20 substantielle Evergreen-Artikel zu veröffentlichen: Beiträge also, die langfristig weiterhelfen und auch in Jahren noch gelesen werden (meine monatlichen Businessrückblicke zählen da nicht).
Ich sehe auf einen Blick, ob ich on track bin oder nicht:

Du kannst für ein Ziel mehrere Teilziele festlegen und dadurch auch unterschiedliche Metriken messen. Bei meiner Jobsuche beispielsweise habe ich ein Teilziel, bei dem ich die Menge meiner versendeten Bewerbungen messe.
Das allein ist ja aber nur die halbe Wahrheit, denn die reine Anzahl an Bewerbungen sagt nüscht darüber aus, ob sie gut sind bzw. auf die jeweiligen Stellen passen. Mich auf Deibel komm raus auf alles Mögliche zu bewerben, nur um diese Zahl zu pushen, bringt nichts. Daher habe ich ein zweites Teilziel angelegt, mit dem ich die Resultate messe – in dem Fall, wie oft ich zu Interviews eingeladen wurde bzw. wie oft ich in weitere Runden gekommen bin.

Das ist letztlich die Unterscheidung zwischen Output (also von mir kontrollierbaren Aktionen oder sonstigen einfach messbaren Ergebnissen) und Outcome (dem tatsächlichen Mehrwert bzw. Ergebnissen, die ich nicht direkt beeinflussen kann).

Visionen? Ziele? Brauch ich sowas überhaupt?!

Visionen, Missionen und Ziele kennt man ja eher aus dem Unternehmenskontext. Da werden eingängige Statements formuliert, die klar machen, welche große Idee hinter einer Firma steht und wie das Produkt dazu beiträgt, damit alle Mitarbeitenden vom C-Level bis zu den Azubis an einem Strang ziehen (idealerweise in die gleiche Richtung und nicht als Tauziehen 🙃).
Auch nach außen hin ist es wichtig, diese Vision zu kommunizieren und die Werte, für die ein Unternehmen stehen möchte – damit identifizieren sich nämlich die Kunden. So eine Vision kann inspirieren und motivieren und ist eine feine Sache.

Aber brauchst du sowas als Privatperson?! – Ich finde: ja. Je bewusster du dir machst, was du erreichen möchtest, desto weniger plätschern die Tage und Wochen einfach so vor sich hin. Ich rede dabei gar nicht von toxischer Selbstoptimierung bis zum Umfallen. Es hilft nur einfach dabei, die Dinge wirklich in Angriff zu nehmen und nicht auf das berühmte Später zu vertagen.

Wie du deine Ziele hilfreich formulieren kannst, habe ich hier mal beschrieben:

Nicht alles zahlt auf riesige Ziele ein

Aber Hand aufs Herz: es gibt auch diese banalen kleinen Alltagsaufgaben, die nichts mit einem glamourösen Ziel zu tun haben. Und dann musst du für die auch nicht extra eines konstruieren!

So etwas wie „montags Pflanzen gießen“ etwa – ja klar, ich will natürlich nicht, dass die Efeutute, Cordula Grünlilie und ihre Freunde hopps gehen. Schließlich bevorzuge ich ihren Anblick in nicht-knusprigem Zustand und das hat etwas damit zu tun, dass ich mich in einem wohnlichen Zuhause wohlfühlen mag. Was auch der Grund ist fürs regelmäßige Staubsaugen und derlei Aktivitäten.
Da könnte man natürlich jetzt ein Ziel draus formulieren wie „ich habe ein gemütliches Zuhause“ – aber erstens ist das nichts, was ich irgendwann abhake wie eine Bucket List und zweitens bringt es mir auch einfach nichts, sowas als Ziel aufzuschreiben.

Daher gibt es in Griply bei mir auch etliche Aufgaben, die keinem Ziel angehören. Die ordne ich dann entweder einfach einem Lebensbereich zu oder gar nichts.

Ich finde es wichtig, die Chancen und Möglichkeiten eines Tools zu nutzen, aber halt auch nicht auf Biegen und Brechen alles zu perfektionieren und ins Overengineering zu rutschen.

Aufgaben und Gewohnheiten in Griply

Aufgaben funktionieren in Griply so ähnlich wie in Todoist oder so ziemlich jeder anderen To Do-App: du kannst Namen und Beschreibung eingeben, Fälligkeitstermine setzen, Prioritäten vergeben (hoch, mittel, niedrig oder keine), Unteraufgaben anlegen, Wiederholungen definieren und so weiter. Bei den Wiederholungen kannst du bestimmte Wochentage auswählen oder etwa immer den 2. Mittwoch im Monat oder „x-mal pro Zeitraum“.
Auch Erinnerungen sind möglich. Hier bleibt also wirklich kein Wunsch offen!

Anders als in anderen Apps ist, dass du jede Aufgabe einem Lebensbereich oder einem konkreten Ziel zuweisen kannst – das ist optional, aber bei den meisten Tasks empfehlenswert, weil es den Überblick massiv verbessert.

Der integrierte Habit Tracker ist mindestens so gut wie der in TickTick: du legst Gewohnheiten an, bestimmst an welchen Tagen du sie ausüben willst, und siehst deinen Streak und deine Erfolgsquote auf einen Blick. Gewohnheiten sind sauber von normalen Aufgaben getrennt und lassen sich auch rückwirkend abhaken.

Hier habe ich mir beispielsweise vorgenommen, spätestens jeden Freitag all meine Mails abgearbeitet zu haben, um meinen Posteingang freizuschaufeln. Entweder habe ich sie beantwortet oder in eine Aufgabe umgewandelt.
Ich sehe auf einen Blick, an welchen Tagen diese Gewohnheit fällig war, ob ich sie erreicht habe und wie viel Prozent meines Ziels ich schon erreicht habe.

Bei Aufgaben, die du für einen bestimmten Tag geplant hattest, fragt dich Griply beim Abhaken, ob du sie am geplanten Tag erledigt hattest oder erst heute.

Kalender und Zeitplanung

Ergänzend zur Listenansicht bietet Griply auch einen Kalender. Das ist für mich persönlich super wichtig, weil ich so nicht nur weiß, was ich tun will, sondern auch wann und wie lange das dauern wird. Du kannst für Aufgaben eine Startzeit sowie eine voraussichtliche Dauer festlegen und dadurch sehen, wie viel du dir realistisch für den Tag vornehmen kannst.

Ich selber neige ohne so eine Ansicht grandios zur Selbstüberschätzung und ballere mir drölfzig Aufgaben in einen Tag, weil die bestimmt alle „ganz schnell“ gehen. 🫠

Du kannst festlegen, ob bereits erledigte Punkte im Kalender noch angezeigt werden sollen (was ich persönlich hilfreich finde – sonst schaut es aus, als ob ich noch gar nichts getan hätte) und ob auch Gewohnheiten hier angezeigt werden sollen. Das bietet sich an, wenn du die nicht aus den Augen verlieren möchtest.
Die Gewohnheiten können dabei genau wie Aufgaben entweder eine feste Uhrzeit haben und im Kalender eingeplant sein oder sie stehen ohne Zeitangabe einfach ganz oben unter „ganztägig“.

Verschiedene Ansätze zum Planen in Griply

Dadurch, dass Griply grundsätzlich sehr flexibel ist, kannst du es als Tool für verschiedene Planungs-Frameworks nutzen: die klassische Quartalsplanung etwa, Getting Things Done (GTD), das 12-Wochen-Jahr oder OKRs.

Dazu gibt es auf der (englischsprachigen) Seite von Griply sogar jeweils konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Beispielen.

Was sonst finde ich hilfreich?

• Shortcuts: Ich bin ja ein großer Fan von Tastenkombinationen, um Dinge einfacher und schneller zu erledigen. Da bietet Griply relativ viel an.
• Natürliche Spracheingabe: wie auch in Todoist, kannst du in Griply ganz normale natürliche Sprache nutzen, um Aufgaben zu spezifizieren. Auf dem iPhone funktioniert das leider noch nicht.
• Aufgaben filtern: In der Regel arbeite ich mit der Kalenderansicht, um meinen Tag und die Woche zu planen. Bisweilen ist es aber auch hilfreich, dir alle Aufgaben als Liste anzeigen zu lassen und sie dabei unterschiedlich zu filtern und zu sortieren: nach Lebensbereichen oder Zielen beispielsweise, nach Priorität, Schlagwörtern oder Fälligkeit. Die Einstellungen kannst du als Smart List speichern.

Was kann Griply (noch) nicht?

Derzeit wird in Griply keine KI eingesetzt, es gibt also auch keine entsprechenden Assistenten. Ich persönlich finde das absolut okay, weil ich die in anderen Apps bislang nie wirklich hilfreich fand, aber für die Zukunft sind wohl auch KI-gestützte Features geplant.

In puncto Ansicht ist Griply erstmal etwas ungewohnt. Allem voran habe ich ein Kanban-Board leider vergeblich gesucht – wenn man an diese Darstellung mit Spalten aus anderen Anwendungen wie Trello, Jira oder Todoist gewöhnt ist, fehlt einem das erstmal.

Was ich an Ticktick hilfreich fand und in Griply vermisse, ist die Pomodoro-Funktion mit einem Timer. Dafür nutze ich jetzt also wieder eine andere App.

Wie aufwändig ist das Arbeiten mit Griply?

Dieses ganze Setup mit Visionen und Zielen klingt natürlich erstmal ziemlich aufwändig. Tatsächlich ging mein Wechsel von Todoist zu TickTick deutlich schneller vonstatten als der Umstieg auf Griply – eben weil man nicht einfach nur Aufgaben in ein anderes System überträgt, sondern sich erstmal Gedanken macht. Am initialen Einrichten von Griply saß ich rund einen Vormittag lang und ich justiere hie und da immer mal wieder regelmäßig nach.

Wenn das Grundgerüst dann aber einmal steht, macht es das tägliche Arbeiten tatsächlich fokussierter. Von daher finde ich, dass sich das Auseinandersetzen mit den Träumen und Plänen schon wirklich lohnt!

Ein großer Vorteil ist für mich, dass ich bei Griply sehr viel gebündelt in einem Tool habe und nicht einen Teil meiner Planung in einer Excel-Tabelle stattfindet, ein Teil im Bullet Journal und den Rest in einer To Do-App. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass ich Dinge nicht schlichtweg versehentlich aus den Augen verliere und vergesse (ich bin leider ein wandelndes Beispiel für „aus den Augen, aus dem Sinn“, weswegen ich halt so viel aufschreibe und organisiere 😆).

Was kostet Griply?

In der kostenlosen Version ist der Funktionsumfang relativ abgespeckt, beispielsweise kannst du nur zwei Ziele und Gewohnheiten festlegen. Ich nutze daher die Premium-Version für derzeit rund 30 USD im Jahr, diesen Preis finde ich auch fair.

Griply läuft unter MacOS und Windows, auf dem iPhone sowie auf allen Geräten im Browser. Die Android-App befindet sich derzeit in der Entwicklung.

Todoist, TickTick und Griply im Vergleich

Ich habe dir jetzt nochmal die wichtigsten Eckpunkte und Features der drei Tools nebeneinandergestellt.

Feature	Todoist	TickTick	Griply
Projekte & Listen	✔	✔	✔ (als Lebensbereiche & Ziele)
Natural Language Input	✔	okay (teilweise nur Englisch)	✔
Tastenkürzel	✔	✔	✔
Habit Tracker	❌	✔	✔
Pomodoro-Timer	❌	✔	❌
Eisenhower-Ansicht	❌	✔	❌
Zielplanung & Visionen	❌	❌	✔
Time Blocking / Kalender	nur Pro	✔	✔
Team-Kollaboration	✔ (Business-Plan)	❌	❌
Datenschutz / Server	USA 🇺🇸	USA 🇺🇸	Niederlande 🇳🇱
Funktionsumfang	fokussiert	vielseitig	vielseitig + zielorientiert

Für mich persönlich ist Griply der klare Favorit!
Hier findest du meinen ausführlichen Artikel über Todoist vs. TickTick zum Nachlesen.

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Ich hoffe, mit diesem Beitrag konnte ich dir weiterhelfen. 😊