Jahrelang habe ich meine Aufgaben mit Todoist organisiert, dann habe ich TickTick getestet. Was sind die Stärken und Schwächen der beiden Apps, wann eignet sich welche besser für dich? Und was nutze ich selber jetzt?
Ich bin seit langem ein großer Fan davon, meine To-dos digital zu organisieren! Früher habe ich sie im Bullet Journal händisch notiert und dabei mit verschiedenen Listen wie dem Daily Log oder dem Future Log gearbeitet. Grundsätzlich funktioniert dieses System auch gut, aber ab einer gewissen Menge von Aufgaben bedeutet es vor allem eins: wahnsinnig viel Schreibarbeit. 🤯
Noch dazu gibt es keine Erinnerungen, automatische Wiederholungen und andere digitale Annehmlichkeiten, die einem das Leben leichter machen.
Vor einigen Jahren bin ich daher umgestiegen auf Todoist: ein sehr intuitiv zu bedienendes Programm, das sowohl auf dem Desktop läuft, als auch als App auf dem Smartphone. Grundsätzlich war ich immer zufrieden damit. Über die Zeitplanerin Anita wurde ich auf TickTick aufmerksam: ebenfalls eine To-do-App, die aber ein paar mehr Features mitbringt als Todoist. Auch TickTick ist eine wirklich ausgereifte Anwendung.
In diesem Artikel stelle ich dir die beiden Tools ausführlich vor und vergleiche sie miteinander. Am Ende verrate ich dir, womit ich selber nun arbeite. Spoiler: mit keinem von beiden, weil ich eine für mich noch besser passende Anwendung gefunden habe.
Todoist: der cleane Aufgaben-Profi
Todoist ist eine der bekanntesten Anwendungen für digitale Aufgabenverwaltung – und das merkt man! Die App wirkt ausgereift, läuft stabil und ist sehr klar und durchdacht. Todoist gibt es seit rund 19 Jahren und hat laut eigener Aussage über 50 Millionen Nutzer.
Entwickelt wird Todoist vom Unternehmen Doist, von dem auch die Messaging-App Twist stammt.
Grundstruktur
Todoist ist listenbasiert aufgebaut. Du legst Projekte an (zum Beispiel „Haushalt“, „Blog“ und „Kundenprojekte“) und sammelst darin deine Aufgaben. Die kannst du anschließend einfach als erledigt abhaken.
Eine Aufgabe kann:
- einen Fälligkeitstermin haben, auf Wunsch mit Erinnerung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder an einem bestimmten Ort
- sich automatisch wiederholen („jeden Montag“)
- Unteraufgaben enthalten
- eine Beschreibung haben
- mit Labels versehen werden
- eine Priorität von 1–4 bekommen
Die Struktur ist dabei bewusst schlicht gehalten. Keine Spielereien, kein überladenes Dashboard mit lauter fancy Widgets – du erstellst dir deine Liste und arbeitest sie ab. Fertig.
Todoist funktioniert plattformübergreifend; du kannst es im Browser nutzen, unter Mac, Windows und sogar Linux sowie auf Android- und iOS-Geräten.
Das Layout ist überall sehr minimalistisch und ablenkungsfrei gestaltet. Alle Funktionen findest du auf einen Blick und musst dich nicht erst lange einarbeiten.
Aufgaben sortieren
Neue Aufgaben landen erstmal in deinem Eingang. Du kannst sie sehr detailliert filtern über die Projekte, über die Ansichten für „Heute“ und „Demnächst“. Der jeweilige Tag wird dabei nach Priorität sortiert.
Auch überfällige Aufgaben kannst du dir auflisten lassen. Außerdem kannst du dir eigene Filter bauen, beispielsweise um nach bestimmten Schlagwörtern zu suchen (die in Todoist „Etiketten“ heißen).
Die standardmäßige Listenansicht kannst du umstellen auf ein Kanban-Board mit Spalten oder einen Kalender. Das kannst du für jedes Projekt einzeln festlegen, je nachdem, was dafür halt am sinnvollsten ist.
Natural Language Input
Ein großer Pluspunkt von Todoist ist der sogenannte Natural Language Input, sprich: du kannst Anweisungen in natürlicher Sprache eingeben und musst dir dafür keine Shortcuts merken oder umständlich etwas aus dem Menü auswählen.
Du kannst Aufgaben eingeben wie:
- „Blogartikel fertigstellen morgen 14 Uhr“
- „jeden 1. des Monats Rechnungen schreiben“
Todoist erkennt Datum und Uhrzeit automatisch. Das funktioniert ziemlich zuverlässig und spart dir so einige Klicks.
Gerade wenn du viele wiederkehrende Aufgaben hast, ist das extrem angenehm.
Tastenkürzel & Geschwindigkeit
Wenn du viel am Rechner arbeitest, wirst du die Tastenkürzel vermutlich genauso lieben wie ich.
Eine neue Aufgabe anlegen, die Priorität ändern, Projekte wechseln, … vieles geht direkt über die Tastatur. Das macht das Arbeiten mit Todoist super schnell und effizient.
Templates
Für wiederkehrende komplexere Aufgaben und Projekte kannst du dir Templates erstellen, also Vorlagen. Du kannst auch aus einer Bibliothek von rund 50 fertigen Virlagen wählen. Dieses Feature habe ich selber aber nie wirklich benötigt.
Was ist mit KI?
Natürlich darf in einer Software im Jahre 2026 die KI nicht fehlen (seufz).
Der Task Assist befindet sich in der Beta-Phase und soll etwa dabei helfen, Aufgaben herunterzubrechen oder in konkrete Schritte zu verwandeln. Da ich einen Legacy Pro-Plan hatte, war dieses Feature für mich nicht freigeschaltet. Ich gehe aber mal davon aus, dass das zumindest für meine Aufgaben jetzt nicht unbedingt bahnbrechend viel geholfen hätte.
Mit Ramble hat Todoist im Januar die Möglichkeit ergänzt, einfach draufloszusprechen und aus diesem Diktat sollen Aufgaben auf einer Liste werden. Auch das benötige ich nicht – ich schreibe lieber. 🙂
Preise: was kostet Todoist?
- In der Beginner-Version ist Todoist dauerhaft kostenlos nutzbar.
- Die Pro-Version für derzeit 5€ im Monat ermöglicht mehr als 5 Projekte, die Kalenderansicht sowie weitere Features wie Deadlines oder das Festlegen einer Aufgabendauer.
- Wenn du mit Kollegen zusammenarbeiten möchtest, geht das in der Business-Version für 8€ pro Monat und Benutzer.
Alle aktuellen Preise und Funktionen findest du hier.
Mein Fazit zu Todoist
Ich habe viele Jahre mit Todoist gearbeitet und war dabei soweit immer zufrieden mit der Software. Es gab keine Bugs oder nur halbfertige neue Features, alles hat geklappt und war intuitiv nutzbar.
Der Funktionsumfang von Todoist wird laufend erweitert, darüber kannst du dich via Newsletter informieren lassen. Den finde ich wirklich gut gestaltet, weil neue Features mit praktischen Anwendungsbeispielen vorgestellt werden und auch Praxistipps anderer Nutzer geteilt werden.
Drei Mankos hat Todoist allerdings aus meiner Sicht:
- Es ist eine reine Aufgabenliste. Das ist einerseits hervorragend, weil die App nicht mit Features überfrachtet ist, die du vielleicht gar nicht brauchst und die dich mehr ablenken, als zu nutzen. Sofern du aber in deinem Workflow aber auf Timer für die Pomodoro-Technik schwörst oder deine Gewohnheiten sauber tracken möchtest, musst du zusätzliche Toolsverwenden und das kann es umständlich machen.
- Der Funktionsumfang ist relativ starr. Beispielsweise kannst du Aufgaben eine Priorität von 1 bis 4 zuweisen (und sie dadurch farblich hervorheben), aber diese Prioritäten kann man nicht umbenennen. Ich persönlich hätte es hilfreicher gefunden, diese Prioritäten in „Job“, „Haushalt und Tiere“ oder „Blogs“ zu benennen, denn was gerade Prio hat, hängt bei mir auch vom Tag ab (bspw. werktags vs. Wochenende, oder ob ich gerade einen festen Zeitslot für eine bestimmte Art von Aufgaben habe).
- Die Daten werden auf Servern von Microsoft Azure und Amazon Web Services in den USA gespeichert – das war mit einer der Gründe, warum ich wechseln wollte.
TickTick: der vielseitige Allrounder
Kommen wir zu TickTick, einer der bekanntesten Alternativen zu Todoist. TickTick ist aus der 2010 entwickelten Software GTasks hervorgegangen, die auf Google Tasks basierte, und stammt von der Firma Appest Inc. mit Sitz in den USA.
Als ich die App das erste Mal geöffnet habe, war mein Gedanke: okay, das kommt mir bekannt vor.
Der Umstieg von Todoist zu TickTick war herzlich unkompliziert – die Grundlogik ist nämlich fast identisch. Darüber hinaus bringt TickTick aber ein paar spannende Extras mit und hat den Anspruch, mehr zu sein als eine reine Aufgabenliste. Hier sind nämlich noch zusätzliche Tools aus dem Produktivitäts-Werkzeugkasten mit an Bord.
Grundstruktur
Wie Todoist ist auch TickTick listen- bzw. projektbasiert aufgebaut. Du legst Listen an und sammelst darin deine Aufgaben.
Auch das Sortieren läuft fast genau gleich über Fälligkeitstermine oder Schlagwörter, du kannst auch in TickTick zwischen einer Listenansicht, einem Kanban-Board sowie einem Kalender wechseln.
TickTick funktioniert ebenfalls plattformübergreifend – im Browser, als Desktop-App für Mac und Windows sowie auf Android und iOS. Dabei gibt es zumindest die Desktop-App für macOS nur auf Englisch, nicht auf Deutsch, die iOS-App hingegen schon. Mich persönlich störte das grundsätzlich nicht, für manche kann das aber ein Hindernis sein. Und es bringt einen Nachteil mit sich:
Natürliche Spracheingabe – aber nicht auf Deutsch
Eigentlich kann TickTick ebenso wie Todoist Aufgaben in natürlicher Sprache erfassen. Allerdings in der Desktop-Version nur auf Englisch! Aus „Meeting morgen 10 Uhr“ wird dann ein schnöder Termin heute, der genau so heißt… damit wirklich ein Eintrag am morgigen Tag daraus wird, müsste es „meeting tomorrow 10am“ sein. Aber natürlich möchte ich meine Aufgaben nicht in einer Mischung aus Deutsch und Englisch eintippen, das ist ja Kappes.
Tastenkürzel & Geschwindigkeit
TickTick bietet ebenfalls eine Reihe von Tastenkürzeln. Neue Aufgaben anlegen, suchen und so weiter geht auch hier schnell über die Tastatur.
Allerdings sind die Shortcuts weniger ausgereift als bei Todoist; TickTick fühlt sich eher wie eine Mischung aus Maus- und Tastatursteuerung an.
Für Vieltipper ist Todoist hier einen Tick (ha!) minimalistischer, aber auch mit TickTick lässt es sich flüssig arbeiten.
Die Zusatzfeatures
Hier liegt der eigentliche Unterschied! TickTick ist nämlich mehr als eine reine Aufgabenliste.
Pomodoro-Timer
Direkt aus einer Aufgabe heraus kannst du eine Fokus-Session starten, in der Pro-Version sogar mit Hintergrundgeräuschen wie etwa einem Lagerfeuer.
Das ist praktisch, wenn du nach der Pomodoro-Technik arbeitest und nicht ständig zwischen Apps wechseln möchtest. Deine Fokuszeiten werden sogar statistisch erfasst. Ich finde das super angenehm, vor allem, wenn ich mir feste Schreib- oder Arbeitsblöcke gesetzt habe und dann eben nicht noch einen Extra-Timer woanders starten musste.
Habit Tracker
TickTick bringt einen integrierten Tracker für Gewohnheiten mit, der dir beim Etablieren von Routinen hilft.
Du kannst definieren, wie oft bzw. an welchen Tagen du diese Gewohnheit ausüben möchtest (bspw. nur an Werktagen) und bekommst dazu eine motivierende kleine Statistik angezeigt, wie oft du das generell geschafft hast und auch deinen Streak (also wie viele Tage in Folge).
Diese Gewohnheiten sind sauber getrennt von normalen Aufgaben und lassen sich auch rückwirkend abhaken – das finde ich persönlich richtig hilfreich und viel besser als in Todoist! In Todoist kannst du natürlich auch Gewohnheiten erfassen, indem du sie als täglich wiederkehrende Aufgabe anlegst. Aber wenn du die dann aus irgendwelchen Gründen erst am nächsten Tag abhakst, zählt es halt auch nur für diesen Folgetag.
Wenn du deine Gewohnheiten vernünftig tracken willst, ist das ein klarer Pluspunkt für TickTick.
Eisenhower-Matrix
TickTick bietet zusätzlich die Möglichkeit, deine Aufgaben in die berühmten vier Quadranten der Eisenhower-Matrix einzusortieren:
- wichtig und dringend
- wichtig und nicht dringend
- unwichtig und dringend
- unwichtig und nicht dringend
Ganz ehrlich: für mich persönlich ist das nur begrenzt hilfreich – aber das liegt eher an der Eisenhower-Matrix selbst als an der App.
KI-Funktionen bringt TickTick derzeit nicht mit, das habe ich aber auch absolut nicht vermisst.
Die Preise für TickTick
… unterscheiden sich nicht groß von Todoist.
- Die Grundversion kannst du dauerhaft kostenlos nutzen.
- Die Premium-Version schlägt mit derzeit rund 36 US-Dollar jährlich zu Buche.
Für meinen Test habe ich die einwöchige kostenlose Probezeit von Premium verwendet.
Mein Fazit zu TickTick
TickTick kommt deutlich umfangreicher daher als Todoist. Es gibt mehr Features, bessere Statistiken, mehr visuelle Elemente, mehr „Gamification“-Anteile. Das kann motivierend sein oder etwas unruhiger wirken – je nachdem, wie du tickst.
Der Nachteil bei TickTick: auch TickTick nutzt die Amazon Web Services, die Daten werden in den USA gespeichert.
Für wen eignet sich welche App?
Todoist passt gut, wenn du:
- klare, reduzierte Strukturen magst
- stark projektorientiert arbeitest
- Wert auf Geschwindigkeit legst
- im Team mit anderen arbeitest
TickTick passt gut, wenn du:
- Gewohnheiten tracken willst
- mit Fokus-Timern arbeitest
- alles in einer App bündeln möchtest
- etwas mehr visuelle Rückmeldung magst
Todoist vs. TickTick im Vergleich
| Feature | Todoist | TickTick |
|---|---|---|
| Projekte & Listen | ✔ | ✔ |
| Natural Language | sehr ausgereift | gut (teilweise nur auf Englisch) |
| Tastenkürzel | sehr stark | solide |
| Habit Tracker | ✘ | ✔ |
| Pomodoro-Timer | ✘ | ✔ |
| Eisenhower-Ansicht | ✘ | ✔ |
| Minimalismus | hoch | mittel |
| Funktionsumfang | fokussiert | vielseitig |
Mein Fazit
Beide Apps sind grundsätzlich wirklich ausgereift, einfach zu bedienen und können dir einen richtigen Produktivitätsboost geben. Der Wechsel von Todoist zu TickTick war für mich super simpel, weil sie vom Grundprinzip her beide sehr ähnlich funktionieren, also sollte ein Umstieg auch in die andere Richtung keine große Sache sein.
Todoist ist dabei minimalistischer, TickTick bringt hingegen sinnvolle Zusatzfunktionen mit.
Ein Punkt, der für mich persönlich in Anbetracht der turbulenten politischen Lage immer mehr Gewicht bekommt, ist die Frage, wo meine Daten liegen und von wessen Infrastruktur ich damit abhängig bin. An anderer Stelle nutze ich zwar weiterhin US-Dienste (angefangen beim Apfel) – aber wo ich gangbare Alternativen habe, schaue ich inzwischen genauer hin.
Daher habe ich nach TickTick weitere Alternativen zu Todoist getestet und bin bei einer Software aus den Niederlanden fündig geworden: Griply. Wieso Griply zwar auch eine To-do-App ist, sich aber im Ansatz von Todoist und TickTick unterscheidet, das erzähle ich dir in einem nächsten Artikel, das wird hier sonst wirklich zu lang. 🙂
Verwendest du eine To-Do-App? Wenn ja, welche?
Seit ich das bei dir mal gesehen hab, nutze ich todoist, aber ja auch da schau ich immer wieder nach alternativen. bin auf deinen bericht der anderen app gespannt